Деньги ведь что ёж, которого легко словить, но непросто удержать
Клавдий Элиан



 

Отзывы о банках


InfoBank.by – Все банки Беларуси  >  Тайм-менеджмент, или Эффективное управление хаосом

Тайм-менеджмент, или Эффективное управление хаосом

Размер шрифта:    Уменьшить шрифт  Восстановить исходный рзмер  Увеличить шрифт 
1263

Каждый в той или иной степени ощущал нехватку времени, давление сроков, испытывал стресс от вынужденной спешки и зарекался: уж в следующий раз я точно буду тщательнее следить за временем, смогу заранее всё запланировать, не буду распыляться на много задач или, наоборот, превращусь в супермена и переделаю все дела сразу. Так какая же стратегия наиболее эффективна? Спешить или не спешить? Делать последовательно или параллельно?   
 

Недолгий полет Супермена


Вспомните, в каких обстоятельствах мы обычно жалеем о собственной неэффективности. Когда есть несколько горящих приоритетных задач, почта переполнена новыми сообщениями, смартфон разрывается от звонков, а в мессенджере куча непрочитанных сообщений. В такой ситуации хочется прибавить оборотов и работать быстрее, а мозг едва соображает, пытаясь сконцентрироваться на самых важных делах.

Такое возникает, когда слишком много «вводных», что ведет к перенасыщению нашего мозга. Поэтому кажется, что от необходимости реагировать на все «вводные» у нас «едет крыша». Не будем забывать, что в дополнение к хаосу вокруг наш мозг сам генерирует хаос в виде проактивных и реактивных мыслей.
Хаос – это любая вводная, требующая нашей реакции

Знакомьтесь, это мистер Мозг, и он совсем не изменился за последние 600 лет, что доказано нашими любимыми британскими учеными. Левое полушарие отвечает за логику, правое полушарие – за чувства, лобные доли – за оперативную память (планирование, принятие решений, определение приоритетов), затылочная часть – за визуальное восприятие.

Мы можем удерживать внимание лишь на 7 (±2) факторах, требующих нашего внимания и усиленного контроля. Всё, что выходит за это количество, воспринимается человеком как угроза, мозг дает сигнал тревоги, блокируя мышление лобных долей и впрыскивая адреналин для ускорения. Пещерному человеку этот механизм помог выжить, когда нужно было действовать быстро при встрече с саблезубым тигром. Из-за вброса адреналина наш предок спасался, убегая, или действовал решительно, атакуя хищника. Мозг не изменился, он все также реагирует на опасности. Сейчас же такая реакция мозга дезорганизует и утомляет. Работая на проекте, мы порой пытаемся охватить все вводные, но физически не можем их осознать, как итог – в конце рабочего дня продолжаем чувствовать беспокойство, и даже дома испытываем раздражение на любые новые вводные.

Ощущение собственной неэффективности подталкивает к переработкам, которые только ухудшают ситуацию. Мы вновь и вновь садимся за работу, пытаясь наверстать то, что нам кажется упущенным. Это нормально работает на спринтерских дистанциях (переработки время от времени) и пагубно влияет на марафонах, когда переработки носят постоянный характер. Оказавшись в такой ситуации, мы часто не в силах из неё выбраться. Появляется трудоголизм.
Трудоголизм – заболевание, подобное насморку, встречается время от времени у каждого.

Я не раз видел, как сотрудники отказывались уходить из офиса после окончания рабочего дня, поскольку работы оставалось еще слишком много. Работали по 12 часов, хотя последние часы были малоэффективны. Посмотрите на себя со стороны, товарищи трудоголики! Посмотрите на свой день, сделайте ретроспективу его и своей производительности. 

Все лежит на поверхности: гиперответственность приводит к трудоголизму так же часто, как и адреналиновая зависимость к генерации проблем. Человек сам подсознательно создает себе проблемы, а потом доблестно с ними справляется – на новой порции адреналина. Как распознать трудоголизм? Да очень просто: трудоголики не спешат компенсировать свои сверхурочные часы, они работают на износ, не успевая восстанавливаться и не преднамеренно, снижая качество своей работы, а затем и свою производительность. 
«Сделайте вашу работу наполненной жизнью, а не жизнь наполненной работой».
Стивен Кови

Сидеть над проектом от рассвета и до заката – не самый лучший способ показать лояльность компании. Работа сверх нормы снижает качество и при этом стоит дорого для всех. Компания платит денежную компенсацию за переработку, а в дальнейшем и за потерянное качество.

Любопытный факт: многие люди, ставшие впоследствии знаменитыми, не так уж много времени тратили на свое дело жизни.  
 
Посмотрите, как проходил день у Гюго, Чайковского и Моцарта.

Работаем эффективнее и с удовольствием

«Если вы не умеете управлять временем, то вам не удастся управлять ничем другим».
Питер Друкер, один из самых влиятельных теоретиков менеджмента XX века

Наш первый помощник в управлении временем и собственными силами – планирование. Многие, к сожалению, им пренебрегают. С планированием особо туго у тех, у кого энергия бьёт через край: «Какое планирование?! Нужно действовать!» Только в какую сторону бежать, зачем и будет ли от этого толк, они обычно смутно представляют.

Бывает, руководитель предпочитает всё быстро решать на ходу, поскольку «Время – деньги» (в лучших традициях Голливуда), или же он просто не владеет планированием, а может, он просто гуру менеджмента от рождения (такое тоже бывает). Но чаще всего он относится к такому типу людей, которым хочется все иметь сегодня, а думы о завтрашнем дне кажутся бессмысленными. Еще одна распространенная отмазка – «Вокруг слишком много информации, чтобы пытаться всё спланировать и организовать». Это в корне неверная позиция.

Планирование во многих коллективах не считается работой, для него не выделяется время, сотрудники вслед за руководителем забивают на эту важную активность. 

Тем не менее, планирование помогает организовать хаос (по крайней мере, на вашей территории его больше не будет), выстроить делегирование (основную компетенцию руководителя) и систему контроля исполнения задач, принимать оптимальные решения. Кроме того, это очень приятно – добиваться собственных целей и получать дозу заслуженных эндорфинов.
Основная идея планирования – видеть сверху ваше «поле боя»: комплексную картину мира и ситуацию вокруг вас.

Парадоксы планирования


Как обычно выглядит наш рабочий процесс? Мы заняты конкретной задачей. Тем временем количество вводных растёт, и мы начинаем нервничать, выходя за комфортные для мозга 7+2 области внимания и теряем контроль происходящего. Мозг, боясь не успеть, вынужденно ускоряет нас. Работа на предельных скоростях снижает концентрацию внимания и качество наших решений. Проблем становится больше – мы нервничаем еще больше. Круг замыкается.
 

Сделать абсолютно всё невозможно, поскольку количество новых вводных (новых обстоятельств и возникших в связи с ними задач) будет только расти. Поэтому ни в коем случае не стоит внушать подчиненным стремление к идеалу. Желание переделать все дела и решить все проблемы вредит общему процессу. Критически ВАЖНО расставлять приоритеты и заниматься только приоритетными делами на данный момент времени. 

Ниже я приведу основные принципы, которые помогут скорректировать стандартный подход описанный выше. 
  • Если опаздываем, то начинаем терять контроль, сразу же необходимо ТОРМОЗИТЬ! Остановитесь, сверьте приоритеты, спланируйте выполнение того, что сейчас критичнее.
  • Поймите, за единицу времени качественно делать можно только одно дело.
  • Как бы вы не старались работать значительно быстрее, чем среднестатистический специалист, не получится (если, конечно, вы не гуру).
  • Никогда не делайте сегодня то, что можно БЕЗ ПРОБЛЕМ сделать завтра. Прочитайте еще раз этот принцип. Подумайте. Осмыслите. И вы придете к следующему – нужно делать то, что наиболее критично в данный момент. 

Основные пожиратели времени


Чтобы тратить время более эффективно, нужно разобраться, почему же оно ускользает сквозь пальцы? Кто и что его у нас ворует? Предлагаю вам выделить себе один день для эксперимента и с раннего утра до самого позднего вечера записывать все свои активности с хронометражем. Даже если этот день немного выбьется из ваших обычных будней, вы все равно сможете увидеть свои «классические временные ловушки». 

Собрав информацию, вы получите неполный список того, что подрывает вашу деятельность. Приведу ниже основных виновников снижения производительности в ходе выполнения задач.
  • Неясные цели (когда не знаете цели выполняемых работ).
  • Не согласована методика достижения цели (когда выполнение работы  производится не оптимальными способами для задачи).
  • Нет приоритетов задач (когда теряетесь в задачах).
  • Неумение говорить обоснованное «Нет» несоответствующим задачам (когда берете на себя дополнительные задачи, не справившись с текущими).
  • Большое количество заданий, требующих высокой концентрации (когда не понимаете, на чем концентрироваться). 
  • Не видны перспективы выполняемых задач (когда не знаете конечных целей выполнения задачи).
  • Отсутствие собственной мотивации (когда у вас нет желания заниматься задачей).
  • Шум в рабочем помещении (когда на рабочем месте некомфортно).
  • Телефонное звонки/e-mail во время работы.
  • Визитёры, приходящие во время выполнения вами задач, а иногда и приходящие с новыми задачами.
  • Недостаточная координация с другими коллегами («пожарные команды»: когда все вокруг пытаются потушить возникший пожар – задачи, которые нужно было решить ранее, в том числе с вашим привлечением).
  • Недостаточное делегирование работы подчиненным (когда делаете все сами).
  • Недостаточно организованное хранение информации (когда тратите дополнительное время на поиск необходимой информации).
  • Внезапные совещания (когда возникают срочно, без возможности нормально к ним подготовиться).

Ну и, конечно, есть еще три важных личных фактора, зависящих от каждого из нас.
  • Личная неорганизованность и недостаточная самодисциплина – корень всех проблем.
  • Тлеющие конфликты между сотрудниками/подразделениями – нужно избавляться от такого наследия в самом начале взаимодействия с коллегами.
  • Стремление собрать ВСЮ информацию до принятия решения – перфекционизм излишен, он только замедляет выполнение задачи.

Учимся планировать

«Гадости происходят сами, хорошие дела требуют организации».
Разные умные люди

Планировать свои задачи, чтобы решать их более эффективно, на самом деле не сложно. 

Сначала нужно зафиксировать все вводные. Для этого выводим всю информацию из головы, чтобы разгрузить ее для стратегического мышления. Я обычно выписываю все мелкие дела, которые роятся в голове, на бумагу или в интеллект-карту (об этом как-нибудь в другой раз).

Далее все задачи группируем по общим признакам. Вспоминаем, что «слона едят по частям» и декомпозируем цели, задачи до уровня мероприятия. Декомпозиция помогает точнее рассчитать ресурсы и длительность необходимых процессов. Разбив задачи на конкретные мероприятия, мы сразу можем их делегировать сотрудникам и затем контролировать. Мероприятия, конечно, сразу же стоит добавить в личный календарь.

Теперь у нас перед глазами последовательность событий, которая должна привести к поставленной цели.

Но жизнь обязательно внесет коррективы даже в самый детальный план. Нам не раз придется пересматривать его, и, чтобы не отклониться от основного курса и дойти до желанного финала, нужно расставлять приоритеты. Причем делать это придется постоянно. 

Для кратковременного планирования отлично подходит матрица Дуайта Эйзенхауэра. Тридцать четвертый президент США делил лист на четыре квадрата и обозначал по осям срочность и важность задач.
 

 
Реализация действительно важных дел сулит крупный выигрыш. И наоборот: игнорирование важных дел принесет большие проблемы. Поэтому при необходимости нужно привлекать для их решения дополнительные ресурсы. 

В матрице мы определили основные действия, которые следует выполнять в зависимости от принадлежности задачи квадрантам. 

Определив приоритеты, необходимо периодически их пересматривать, чтобы не потерять что-то более важное. Для этих целей существуют «смотровые площадки».
 

«Смотровые площадки»


Характер вашей деятельности подскажет, с какой периодичностью нужно планировать работу. У меня обязательно есть план на день, неделю. Личные (включая семейные) планы на месяц и на год. Возможно, вам подойдут еще и полугодовые планы.

Рутину стоит планировать заранее на периодической основе. Если речь идет о постоянно повторяющихся ежедневных задачах, советую сгруппировать их по блокам (работа с почтой, звонки и т.п.) и выполнять их совместно группой. Оптимальное количество подходов работы с почтой – 3-4 раза в день (вы же не секретарь; всегда удивляюсь, когда вижу у сотрудников открытый на постоянной основе почтовый клиент, о какой эффективности тут может идти речь), спросите: «А как же срочные письма?» Ответ прост: «Для всего срочное есть телефон и личный контакт».

При этом учтите, что для включения в задачу нужно порядка 15 минут. Добавьте себе это время на «раскачку». А еще подумайте о своих индивидуальных биоритмах. Если пик вашей активности приходится на вторую половину дня, нет никакого смысла себя ломать, назначая «мозговые штурмы» на 10 утра, а после обеда нет смысла ставить высокоинтеллектуальные задачи – организм будет занят трансформацией еды в энергию и ему будет не до мыслительных процессов.
 

ТОП-3 действенных лайфхака


«Лягушки»

Определите самое неприятное, но важное на сегодняшний день и «съешьте» в начале дня. Вам будет комфортнее, все остальные активности будут гораздо приятнее, и у вас не будет такого яркого отторжения в их исполнении, ведь самое неприятное вы уже сделали.

«Якорь»

Определите себе сами событие/действие, которое будете считать ключом вашего успешного дня. И каждый день его выполняйте – ваши дни станут успешнее. Со временем вы заметите, что если не выполнять это действие, дни будут менее успешными. Таким образом, вы превратите мелкое событие в ключ к вашему успеху. Например, у меня таким якорем выступает чашка черного свежемолотого кофе без сахара (уже более 7 лет).

Обоснованное «нет»

Не берите дополнительных нереальных обязательств, старайтесь контролировать хаос и ограничивайте количество вводных вокруг вас.
 

Производительность и мы


Проанализировав все процессы, которые необходимо реализовать на пути к результату, вы наверняка найдете те, которые можно стандартизировать и автоматизировать. Не пренебрегайте этим, освободите людей для более важной работы и сэкономите много времени. В Японии принято оптимизировать процессы, если польза от оптимизации даст хотя бы 3 секунды (время, равное рукопожатию), что повысит общую производительность компании.
 

От чего зависит производительность труда в программировании, а от  чего – нет


Результатами своих многолетних исследований поделилась Coding War Games.

Оказалось, что на производительность никак не влияет величина зарплаты (хотя казалось бы!) и опыт, если специалист работает не меньше полугода. Разработчикам не важен язык кода (исключая asm). Количество недочетов в ходе выполнения задач тоже не имеет прямой связи с производительностью.

Больше всего на нашу продуктивность влияют коллеги: «в среднем по больнице» никому не удается работать гораздо лучше всей команды (статистически разница производительности отличается не более чем на 20% от среднего значения отдела). Для плодотворной работы важна окружающая среда – площадь рабочего места, тишина, уединенность, возможность отвлечения внешними факторами. Если среда некомфортная, люди начинают искать, где можно «спрятаться» для нормальной работы. Вы могли заметить, как ваши коллеги прячутся по переговорным, чтобы поработать в одиночестве – это признак некомфортной рабочей среды. Насколько же рабочая среда может быть эффективна, и как это понять? На это даст ответ фактор среды.
Фактор среды (С) = время непрерывной работы / время присутствия
Как организовать свою собственную плодотворную среду? Во-первых, уделите внимание рабочей области. Вы должны свободно ориентироваться в хаосе (есть и такие апологеты) или порядке вашего рабочего места. В идеале – выделите не более 7 рабочих зон (центров внимания), в каждой из которой организуйте свои тематические группы материалов/рабочих инструментов (мониторы, зона стратегического анализа, зона тактических действий, зона коммуникаций и т.п.).

Во-вторых, продумайте удобную организацию документов. Поскольку, как мы уже выяснили, мозг не может удерживать внимание более, чем на 7 объектах, не создавайте слишком объемные папки. Внутри должно быть 7±2 файла /подпапки.

В-третьих у вас должно хватать рабочего пространства для комфортной работы и, как минимум, вы должны иметь возможность просто пройтись или заняться спортом локально на рабочем месте (отжаться, потянуться и т.п.), благо в нашем офисе ЛАНИТ для этого есть все условия.

Любопытные факты о производительности (по материалам Coding War Games)
  • Лучшие сотрудники работают в 10 раз производительнее худших.
  • Самый производительный сотрудник в 2,5 раза производительнее среднего.
  • Наиболее производительная половина сотрудников в 2 раза более производительна остальной половины.

Готовимся к переговорам


Со временем и получаемым опытом у всех растет число совещаний и деловых переговоров.
 
Распределение времени на различных уровнях иерархии управления

Чтобы организация переговоров не съедала много времени, я приготовил следующую памятку.
  1. По возможности чередуйте дни для встреч с днями в офисе, это сократит время на дорогу из офиса и в офис со встреч.
  2. Уточните время проведения и формат встречи, её актуальность до момента её начала, и закажите пропуски на это мероприятие. Её могут перенести и вы об этом не узнаете. На уровне топ-руководителей такое встречается – не каждый руководитель грамотно управляет своим календарем.
  3. Проинформируйте всех участников об информации из п. 2. Если организатор — вы, попросите подготовиться к встрече заранее. Это поможет провести встречу более продуктивно. Лучшие встречи – не те, где задают вопросы, а те – где с вопросами сразу приносят решения для их обсуждения или утверждения. 
  4. Запланируйте необходимые встречи в своем календаре (время для подготовки, встреча, дорога на встречу и с неё, подготовка протокола). Вы увидите, сама встреча – это лишь малая часть всего процесса участия в ней.
  5. Приезжайте за 5-10 минут до начала встречи, а в случае непредвиденной задержки не забудьте заранее сообщить об опоздании или необходимости переноса.
  6. В течение 24 часов после встречи подготовьте протокол. Пока у вас свежи итоги встречи, это позволит грамотно и оперативно делегировать исполнение поручений и решений, принятых на переговорах.
«Тime Management не исключает гадости, он позволяет уменьшить их до приемлемого количества».
Александр Фридман, менеджмент-консультант

Выше я рассказал о личной эффективности, приведении в порядок окружающего хаоса и приоритезации поступающих задач. Если интересно, ставьте «лайк», и в следующей статье я расскажу о применяемых мной инструментах для достижения этих целей.


Источник: habr.com

Понравилось? Отправь друзьям!


Оставить комментарий
  
Комментариев нет